"सामाजिक अर्थव्यवस्था" पर मैकिन्से ग्लोबल इंस्टीट्यूट की रिपोर्ट के अनुसार, औसत ज्ञान कार्यकर्ता अब अपने काम के समय का 28% ईमेल का प्रबंधन करता है। यदि आप प्रति सप्ताह 50 घंटे काम करते हैं, तो 14 घंटे इनबॉक्स में अटक जाते हैं।
ईमेल प्रबंधित करना सबसे कठोर और समय लेने वाले कार्यों में से एक है। हमें लगता है कि हम इनबॉक्स शून्य पर पहुंच गए हैं, लेकिन फिर अचानक हमें कुछ नए ईमेल दिखाई देते हैं। हम इस जाल में इतने फंस गए हैं कि हमारा अधिकांश समय ईमेलों की जाँच, छंटाई और उत्तर देने में लग रहा है। समय को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और उत्पादकता बढ़ाने में आपकी मदद करने के लिए, यहां 10 सिद्ध युक्तियाँ दी गई हैं, जिनका उपयोग मैं ईमेल के साथ कम समय बिताने के लिए हर दिन करता हूं।
ईमेल का जवाब देने के लिए एक समय निर्धारित करें:
ईमेल का जवाब देने के लिए पोमोरोडो तकनीक का उपयोग करें। ईमेल की संख्या के अनुसार दिन में दो बार या 25 मिनट के लिए एक विशिष्ट समय निर्धारित करें। ताकि आप किसी भी ईमेल का जवाब नहीं दे रहे हैं क्योंकि वे आते हैं। ईमेल आने के बाद वे आपके इनबॉक्स शून्य हो सकते हैं, लेकिन यह आपका ध्यान अन्य महत्वपूर्ण परियोजनाओं और कार्यों से हटा देगा, जो बहुत महत्वपूर्ण हैं। मैं हमेशा सुबह उठते ही अपना ईमेल चेक करता हूँ और जब मैं सोने जाता हूँ तो एक बारतुरंत कार्रवाई करें:
इसे महत्वपूर्ण मानें, इसे हटाएं, लेबल असाइन करें या इसका उत्तर दें, जैसे ही आप एक ईमेल पढ़ते हैं, उचित कार्रवाई करें। बाद में देर न करें। यह एक विशाल समय बचाने के रूप में कार्य करेगा। आपको इस बात का स्पष्ट अंदाजा होगा कि आपको किन ईमेलों पर कार्रवाई करने की आवश्यकता है।लेबल और सितारों का उपयोग करें:
एक एकल इनबॉक्स के बजाय, मैंने कई प्रोजेक्ट्स बनाए हैं जैसे रनिंग प्रोजेक्ट्स, तारांकित, एक्शन की आवश्यकता, यह सुनिश्चित करने के लिए कि मेरा प्रत्येक मेल सही अनुभाग में संग्रहीत है। कभी-कभी, मैं "सितारों" का भी उपयोग करता हूं जो आप हर ईमेल से पहले ईमेल को चिह्नित करने के लिए देख सकते हैं जो बहुत महत्वपूर्ण हैं और जिन्हें तुरंत कार्रवाई की आवश्यकता है। दिन के अंत में, मैं हमेशा अपने इनबॉक्स को अस्वीकृत रखने का प्रबंधन करता हूं। आप उसी विधि का उपयोग भी कर सकते हैं और अपने मेल को प्रबंधित करने में अधिक उत्पादक हो सकते हैं।
डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं सेट करें:
समय के साथ, आपने कुछ ईमेल देखे होंगे जो प्रकृति में दोहराए गए हैं। हर बार उत्तर टाइप करने या पिछले ईमेल से खोजने और कॉपी करने के बजाय, आप हमेशा जीमेल में डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग कर सकते हैं। मैं आपको दिखाता हूं कि आप डिब्बाबंद प्रतिक्रिया कैसे सेट कर सकते हैं:- जीमेल के राईट साइड में सेटिंग में जाकर सेटिंग्स पर क्लिक करें।
- सेटिंग पेज खुलने के बाद लैब्स पर क्लिक करें।
- डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं पर जाएं> सक्षम करें> परिवर्तन पर क्लिक करें।
- जब आप एक नया ईमेल लिखते हैं तो आप अब डिब्बाबंद प्रतिक्रिया का उपयोग कर सकते हैं। तीर के निशान पर क्लिक करें जो निचले दाएं हाथ की तरफ डिलीट साइन के पास है। अगली बार, आपको एक ईमेल मिलेगा, आप बस डिब्बाबंद प्रतिक्रिया डालें और भेजें पर क्लिक करें।
संक्षिप्त ईमेल लिखें:
अपनी प्रतिक्रिया में यथासंभव संक्षिप्त होने का प्रयास करें। केवल वही लिखें जो महत्वपूर्ण है और ईमेल के उद्देश्य को पूरा करता है। यदि आपको किसी सहकर्मी या मित्र को ईमेल लिखना है, तो आप एक मध्यम प्रश्न के लिए स्काइप जैसे माध्यम का उपयोग कर सकते हैं या आप सहयोगी के रूप में परियोजनाओं को प्रबंधित करने के लिए स्लैक, ट्रेलो जैसे टूल का उपयोग कर सकते हैं। जिन ईमेलों का जवाब देने में आपको कम समय लगता है, जिन पर कम ध्यान देने की आवश्यकता होती है, उतना ही अधिक समय आपको ईमेल के जवाब में लिखना होगा, जिसके लिए विस्तृत प्रतिक्रिया और पर्याप्त मात्रा में समय की आवश्यकता होती है।सॉर्ट का उपयोग करें:
यह एक उपकरण है जो मैं कुछ दिनों पहले आया था। Sortd एक स्मार्ट स्किन ऑर्गनाइज़र है जो आपको विभिन्न प्रकार के ईमेल के लिए अलग-अलग सूचियाँ बनाने में मदद करता है। आपके पास To, Do, Follow, Deals आदि जैसी एक सूची हो सकती है और ईमेल को उनकी श्रेणी के अनुसार छोड़ सकते हैं।सभी अवांछित ईमेल से सदस्यता समाप्त करें। हो सकता है कि आपने कुछ न्यूज़लेटर्स, ई-कॉमर्स साइट्स, ब्लॉग्स, ई-बुक्स को सब्सक्राइब किया हो, जो आपके लिए उपयोगी नहीं हैं, बस इसे अनसब्सक्राइब करें। आप अनसब्सक्राइब जीमेल का उपयोग कर सकते हैं जो एक मुफ्त स्क्रिप्ट है। आप अपने जीमेल खाते के साथ लिंक कर सकते हैं और उन सभी ईमेलों से छुटकारा पा सकते हैं जो आपके लिए उपयोगी नहीं हैं। अपने इनबॉक्स को अस्वीकृत करें और तनाव मुक्त रहें।
कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें:
सेटिंग्स पर जाएं और कीबोर्ड शॉर्टकट सक्रिय करें। एक बार जब आप इसे सक्रिय कर लेते हैं, तो आप शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं। उनमें से कुछ हैं- उत्तर दें, बस ’r’ दबाएं
- सभी को जवाब दें, 'a' दबाएँ
- फॉरवर्ड, प्रेस 'एफ'
- नए मेल पर जाएं, ’k’ दबाएं
- पिछले मेल पर जाएं, press j ’दबाएं
- लिंक डालें, + कमांड + के ’दबाएँ
ये कुछ ईमेल ट्रिक्स हैं, जिनका उपयोग मैं अपने इनबॉक्स को समाप्त करने के लिए दिन-प्रतिदिन के जीवन में करता हूं। अपने इनबॉक्स को चालू रखने के लिए आप किन तरीकों का इस्तेमाल करते हैं? टिप्पणियों में हमारे साथ साझा करें।
This is dummy text. It is not meant to be read. Accordingly, it is difficult to figure out when to end it. But then, this is dummy text. It is not meant to be read. Period.
ConversionConversion EmoticonEmoticon